Esta es la plantilla que acompaña a cómo armar el presupuesto de TI 2027. Ahí está el método y el razonamiento; aquí está la estructura para llenar.
Cópiala a una hoja de cálculo —una pestaña por partida, una hoja de resumen que las sume— y llénala en el orden en que está. El orden importa: empezar por los proyectos nuevos es la forma más rápida de producir un número que dirección va a recortar sin criterio.
Cómo llenarla
Primero lo que ya conoces. Licencias, contratos y servicios recurrentes salen de facturas que ya tienes. Es aproximadamente la mitad del presupuesto y se llena en una hora.
Después lo estimable. Reemplazo de equipo y proyectos. Requieren criterio pero no adivinación.
Al final, los escenarios. Mínimo viable, recomendado y óptimo.
Regla: los renglones que no apliquen se dejan en cero, no se borran. Un cero documenta una decisión; un renglón borrado es un hueco que nadie nota hasta que hace falta.
Partida 1 — Licencias y suscripciones
| Renglón | Usuarios contratados | Usuarios activos | Costo unitario | Costo anual |
|---|---|---|---|---|
| Productividad (correo, ofimática) | ||||
| Antivirus / EDR | ||||
| Respaldo en la nube | ||||
| Sistema contable | ||||
| ERP | ||||
| CRM | ||||
| Facturación electrónica / timbrado | ||||
| Firma electrónica | ||||
| Gestor de contraseñas | ||||
| Almacenamiento adicional | ||||
| Videollamadas | ||||
| Diseño / marketing | ||||
| Mensajería (WhatsApp Business API) | ||||
| Asistentes de IA (si se pagan aparte) | ||||
| Otras |
Dos verificaciones para 2027: qué funciones de IA ya vienen incluidas en tus planes actuales —para no pagar dos veces— y el efecto del cambio de tarifas de WhatsApp Business API del 1 de octubre, si tu empresa atiende por ese canal.
Partida 2 — Reemplazo de equipo
| Renglón | Cantidad total | Vida útil (años) | A reemplazar en 2027 | Costo unitario | Costo anual |
|---|---|---|---|---|---|
| Computadoras de escritorio | 4 | ||||
| Laptops | 4 | ||||
| Servidores físicos | 5 | ||||
| Monitores | 6 | ||||
| Impresoras / multifuncionales | 5 | ||||
| Switches | 7 | ||||
| Puntos de acceso Wi-Fi | 5 | ||||
| Firewall / router | 5 | ||||
| UPS (no break) y baterías | 4 | ||||
| Terminales / lectores (si aplica) | 4 |
Método: divide el total entre la vida útil y presupuesta esa fracción cada año, aunque este año no compres nada. Es la única forma de que el reemplazo no llegue como golpe imprevisto.
Obligatorio para 2027: si tienes servidores con Windows Server 2016, su soporte extendido termina el 12 de enero de 2027. Ese renglón no es estimación, es fecha.
Partida 3 — Infraestructura y nube
| Renglón | Base de cálculo | Costo anual |
|---|---|---|
| Servidores en la nube | Consumo real 12 meses + crecimiento | |
| Almacenamiento en la nube | ||
| Respaldo externo con retención | ||
| Licencias de virtualización | ||
| Hospedaje del sitio web | ||
| Dominio y DNS | ||
| Certificados SSL | ||
| Correo transaccional | ||
| Energía y clima del site (si aplica) |
Ojo con la nube: presupuesta sobre el consumo real de los últimos doce meses más crecimiento, no sobre la cotización inicial. El costo de nube sube con el uso y casi siempre más de lo previsto. Si estás evaluando moverte, el análisis está en cuándo conviene migrar a la nube.
Partida 4 — Ciberseguridad
| Renglón | Costo anual |
|---|---|
| EDR / antivirus empresarial | |
| Suscripción de actualizaciones del firewall | |
| Filtrado de correo / antiphishing | |
| Gestor de contraseñas | |
| VPN / acceso remoto seguro | |
| Capacitación y simulacros de phishing | |
| Auditoría o pentest anual | |
| Seguro de ciberriesgo | |
| Respaldos con retención larga (inmutables) |
Dos renglones que se recortan seguido y no deberían:
- La suscripción del firewall. Sin ella, el equipo sigue encendido pero filtra con reglas viejas. Es donde entran los ataques.
- La capacitación. Cuesta una fracción de cualquier licencia y ataca el vector por donde entra la mayoría de los incidentes.
El inventario mínimo de lo que debería estar aquí está en el kit de ciberseguridad básico.
Partida 5 — Soporte y mantenimiento
| Renglón | Costo anual |
|---|---|
| Personal interno de TI (informativo si va en nómina) | |
| Contrato con proveedor externo / MSP | |
| Póliza de soporte del ERP | |
| Póliza de soporte del sistema contable | |
| Mantenimiento preventivo de equipo | |
| Horas de consultoría / bolsa de horas |
Revisa que el SLA vigente siga correspondiendo a lo que necesitas hoy, no a lo que necesitabas cuando lo firmaste. Los criterios están en qué incluir en un contrato de soporte y SLA.
Partida 6 — Proyectos
| Proyecto | Costo proveedor | Horas internas | Holgura 20% | Total | Trimestre |
|---|---|---|---|---|---|
Las dos columnas que nadie llena:
- Horas internas. Una implementación de ERP no cuesta solo lo que factura el proveedor: cuesta las semanas de tu gente definiendo procesos, limpiando datos y capacitándose. El desglose está en cuánto cuesta implementar un ERP.
- Holgura del 20%. No es pesimismo, es estadística.
Y separa siempre los proyectos obligatorios (fin de soporte, cumplimiento normativo) de los deseables. Los primeros no compiten por presupuesto; los segundos sí.
Partida 7 — Conectividad
| Renglón | Costo anual |
|---|---|
| Enlace principal de internet | |
| Enlace de respaldo | |
| Telefonía fija / IP | |
| Enlaces entre sucursales | |
| Datos móviles del personal en campo |
El enlace de respaldo es el renglón más cuestionado y el que se agradece una vez al año. Si tu operación se detiene sin internet —facturación, punto de venta, sistemas en nube—, no es lujo: es continuidad. Está desarrollado en plan de continuidad del negocio.
Partida 8 — Capacitación
| Renglón | Personas | Costo anual |
|---|---|---|
| Capacitación del equipo de TI | ||
| Capacitación de usuarios en sistemas propios | ||
| Capacitación en seguridad (todo el personal) | ||
| Certificaciones |
Partida 9 — Reserva para imprevistos
Entre 10% y 15% de la suma de las ocho partidas anteriores.
No es un colchón perezoso: es el reconocimiento de que un disco va a fallar, un proveedor va a subir precios y alguna urgencia va a aparecer. Sin reserva, esa urgencia se come el presupuesto de un proyecto planeado.
Hoja de resumen
| Partida | Mínimo viable | Recomendado | Óptimo |
|---|---|---|---|
| 1. Licencias y suscripciones | |||
| 2. Reemplazo de equipo | |||
| 3. Infraestructura y nube | |||
| 4. Ciberseguridad | |||
| 5. Soporte y mantenimiento | |||
| 6. Proyectos | |||
| 7. Conectividad | |||
| 8. Capacitación | |||
| 9. Reserva (10-15%) | |||
| TOTAL | |||
| % sobre ingresos estimados |
Los tres escenarios, definidos:
- Mínimo viable: lo que evita que la operación se detenga o quede expuesta. Sin proyectos nuevos, sin mejoras.
- Recomendado: el mínimo más los proyectos que resuelven un problema medible este año.
- Óptimo: lo anterior más lo que posiciona a la empresa para los próximos dos años.
Presenta los tres. Dirección casi siempre aprueba el intermedio, y llevar un solo número invita a recortarlo a ciegas.
Los cinco datos que necesitas antes de empezar
- Lista de licencias con usuarios contratados contra activos.
- Inventario de equipo con año de compra.
- Costo de una hora de paro de tu operación. Es el número que reencuadra toda la conversación con dirección.
- Contratos que vencen en 2027.
- Proyectos obligatorios por fin de soporte o cumplimiento.
Con esos cinco, la plantilla se llena en una tarde.
Revisión trimestral
Compara presupuestado contra ejercido por partida cada trimestre. No para castigar desviaciones, sino para corregir a tiempo: si el consumo de nube va 40% arriba en junio, más vale saberlo entonces que en diciembre.
Esa revisión es también lo que hace bueno al presupuesto del año siguiente, porque lo construye sobre datos reales en lugar de estimaciones.
Planeación de TI
¿Prefieres que la llenemos contigo?
Revisamos licencias, contratos, equipo e infraestructura, y entregamos la plantilla completa con los tres escenarios listos para presentar.
