Google anunció el 3 de noviembre de 2026 en su blog de actualizaciones de Workspace que los administradores ya pueden mostrar un aviso propio en la pantalla previa a una llamada de Google Meet (la "Green Room"), antes de que la persona entre. El aviso puede aparecer siempre o solo cuando la reunión se graba, se transcribe o Gemini está tomando notas, y puede incluir un enlace a tu política completa. El despliegue extendido empezó el 2 de noviembre y Google advierte que puede tardar más de 15 días en verse en todos los dominios.
Para una PyME que ya usa "Toma notas por mí" de Gemini en juntas con clientes, proveedores o candidatos, es la primera forma nativa de avisar antes de que empiece a procesarse lo que la gente dice. Y viene apagada: si no la enciendes, nadie ve nada.
| Dato | Qué dice Google |
|---|---|
| Anuncio | 3 de noviembre de 2026, Google Workspace Updates |
| Inicio del despliegue | 2 de noviembre de 2026 (puede tardar más de 15 días) |
| Estado por defecto | Apagado |
| Texto | Hasta 350 caracteres, texto plano, con enlace opcional |
| Cuándo se muestra | Siempre, o solo durante grabación, notas con IA o transcripción |
| Externos | Quien viene de fuera ve el aviso configurado para el anfitrión |
| Planes | Business Standard y Plus, Enterprise Standard y Plus, Frontline Plus, Education Fundamentals, Standard y Plus |
Fuentes: entrada "Display Custom Policy in the Green Room before Google Meet Calls" (Workspace Updates, 3 nov 2026) y la ayuda para administradores "Display a policy or notice before video meetings".
Cómo se activa
Según la ayuda de Google (en inglés): consola de administración > Apps > Google Workspace > Google Meet > Meet safety settings > Meeting disclosures and privacy. Se necesita el privilegio de administrador de Meet.
- Elige la unidad organizativa (puede haber un aviso distinto por área).
- Escribe el texto del aviso, hasta 350 caracteres.
- Agrega el enlace a tu aviso de privacidad integral.
- Decide si se muestra siempre o solo durante grabación, notas con IA o transcripción.
- Guarda.
La ayuda no dice si hay que aceptar el aviso para entrar ni si lo ven salas de juntas o llamadas por teléfono. Para pedir un clic existe otra opción: el administrador puede exigir consentimiento explícito antes de grabar, transcribir o tomar notas; también viene apagada y, encendida, el participante pulsa "Unirse" o "Continuar".
Qué hace Gemini con tu reunión
Según la ayuda de Google Meet, "Toma notas por mí" genera un documento de Google Docs con pestañas de notas rápidas y notas completas (resumen, decisiones, pendientes y detalles), lo guarda en la carpeta "Google Meet" del Drive del organizador, lo adjunta al evento de Calendar y le manda un correo al organizador al terminar. Lo que conviene saber antes de usarlo con gente de fuera:
- Con quién se comparte depende del organizador: todos los invitados (incluidos externos), solo los de tu organización, o solo anfitriones y coanfitriones.
- Quién lo enciende: el organizador desde Calendar o cualquier participante interno durante la llamada; si están activos los controles de anfitrión, solo anfitriones y coanfitriones.
- Cómo se avisa hoy: Meet notifica a los participantes y muestra un ícono de lápiz. Es un aviso de que algo está pasando, no tu aviso de privacidad.
- Idioma: funciona en español, un idioma por reunión.
Qué pide la ley mexicana
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (nueva ley publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025, última reforma del 14 de noviembre de 2025) define como dato personal cualquier información de una persona identificada o identificable (artículo 2, fracción V). Nombre, voz, imagen y lo que alguien dice en una junta entran ahí.
| Artículo | Qué dice | Qué implica en Meet |
|---|---|---|
| 7 | El consentimiento puede ser tácito si pusiste a disposición el aviso de privacidad y la persona no se opone | Sin aviso previo, no hay consentimiento tácito del cual agarrarse |
| 8 | Datos sensibles (por ejemplo, estado de salud) requieren consentimiento expreso y por escrito | Consultorios o RH que hablan de salud no deberían conformarse con un letrero |
| 15 | El aviso integral debe tener identidad y domicilio, datos tratados, finalidades, opciones para limitar uso, derechos ARCO y cómo se comunican cambios | El enlace del aviso de Meet debe apuntar a ese documento |
| 16, fr. II | Si obtienes datos por medios electrónicos, sonoros o visuales, das un aviso simplificado (fracciones I a IV del 15) e indicas dónde está el integral | Los 350 caracteres de Meet sirven para eso |
| 58, fr. V, y 59, fr. II | Omitir elementos del aviso es infracción, con multa de 100 a 160,000 UMA, que puede duplicarse con datos sensibles | El riesgo no es teórico |
La autoridad que sanciona ahora es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (artículo 2, fracción XV).
Qué hacer esta semana
- Revisa tu plan. Si tienes Business Starter, la función no aparece en la lista de Google; sube de plan o avisa en la invitación y al iniciar la llamada.
- Escribe el aviso y publica tu aviso integral en una URL estable de tu sitio. Sin ese enlace, el texto corto queda cojo.
- Enciéndelo en modo "solo durante grabación, notas con IA o transcripción" para las unidades que se reúnen con clientes, proveedores o candidatos. En dirección o RH valora "siempre".
- Decide quién puede activar las notas y con quién se comparten por defecto. Que un vendedor mande el resumen completo a un cliente externo sin revisarlo es un riesgo comercial, no solo legal.
- Agrega una regla a tu política de uso de IA: en qué juntas se permite grabar o resumir, cuánto tiempo se guardan los documentos en Drive y quién los borra.
Contexto
Microsoft se mueve en la misma dirección: la memoria de Copilot con datos de trabajo termina de activarse a fines de noviembre y también viene encendida. Para bajar todo esto a reglas internas, parte de nuestra guía de política de uso de IA para empleados, repasa tus obligaciones en cómo proteger los datos de tus clientes con la LFPDPPP y revisa qué guarda cada proveedor en retención de datos en modelos de IA.
Inteligencia artificial
Graba y resume reuniones sin problemas legales
Activamos el aviso de Meet por área, configuramos quién puede usar las notas de Gemini y dejamos tu aviso de privacidad y tu política de IA alineados.
